Hinweisgeber-Richtlinie der
Fleischerei und Partyservice H. Sander
(Stand: 1. März 2024)
Geltungsbereich
In diesem Text ist das Meldeverfahren der Fleischerei und Partyservice H. Sander gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) näher beschrieben. Verantwortlich für diese Hinweisgeber-Richtlinie ist die Geschäftsführung. Die hier beschriebenen Vorgaben sind verbindlich.
Diese Version der Hinweisgeber-Richtlinie ist ab dem 01.03.2024 für die Fleischerei und Partyservice H. Sander und deren Beschäftigte gültig. Diese Richtlinie ersetzt etwaige bisherige Versionen der Hinweisgeber-Richtlinie.
Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in dieser Richtlinie der Einfachheit halber nur die männliche Form verwendet. Die weibliche Form ist selbstverständlich immer eingeschlossen.
Zielsetzung
Wir bei der Fleischerei und Partyservice H. Sander bieten neben den Qualitätsprodukten aus unserer Fleischerei und den Mittagstisch-Angeboten einen Partyservice für jeden Anlass. Von einer kleinen gemütlichen Feier bis zum großen Event stehen wir unserer Kundschaft mit Rat und Tat zur Seite.
Die Fleischerei und Partyservice H. Sander setzt und pflegt Verhaltens- und Wertestandards, um für ihre Mitarbeitenden eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die von Fairness, Integrität und Respekt wie auch Ehrlichkeit, Offenheit und Verantwortung geprägt ist. Bei der Aufrechterhaltung dieser Standards spielen Sie als Mitarbeitende eine entscheidende Rolle. Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden die Einhaltung hoher Standards.
Sie werden in vielen Fällen der Erste sein, der erfährt, wenn jemand in Ihrer Arbeitsumgebung rechts- oder regelwidrig handelt. Wir möchten Sie in einer solchen Situation nicht allein lassen und Sie vielmehr darin unterstützen und Sie dazu ermuntern, derartige Vorkommnisse zu melden. Jedes verdächtige Fehlverhalten sollte so schnell wie möglich gemeldet werden.
Ziel dieser Regelung ist die Aufdeckung von Gesetzesverstößen und strafbaren Handlungen innerhalb der Fleischerei und Partyservice H. Sander, die sonst möglicherweise verborgen bleiben. In dieser Richtlinie erfahren Sie, was Sie unternehmen sollen, wenn Sie von Fehlverhalten am Arbeitsplatz erfahren bzw. den Verdacht eines Fehlverhaltens am Arbeitsplatz hegen.
Durch das Hinweisgeberschutzgesetz wird gewährleistet, dass Mitarbeitende durch einen Hinweis vor negativen Konsequenzen für ihr Arbeitsverhältnis geschützt werden.
Umsetzung
1. Was versteht man unter Hinweisgeber?
Ein Hinweisgeber ist jemand, der mit einer Meldung hilft, Fehlverhalten oder Gefahren in Bezug auf unser geschäftliches Handeln zu erkennen und zukünftig zu vermeiden. Das schließt alle rechtswidrigen, mißbräuchlichen und kriminellen Aktivitäten und jede Verletzung von gesetzlichen Verpflichtungen ein.
Dazu können im schlimmsten Fall die Verwirklichung von Straftaten zählen, aber auch Verstöße gegen gesetzliche Regelungen, Belästigungen und Schikane ebenso wie Handlungen, die den Ruf der Fleischerei und Partyservice H. Sander schädigen können oder gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, Handlungen, die die Gesundheit oder Sicherheit von Mitarbeitenden oder die Öffentlichkeit gefährden, umweltschädigende Handlungen oder auch Vorgehensweisen, die dazu dienen, einen der vorgenannten Sachverhalte zu verbergen.
Hinweisgeber bedeutet dagegen nicht das Vorbringen von bewusst falschen Tatsachen oder aber die Meldung von Vorkommnissen in der Absicht, einem Dritten dadurch bewusst und gezielt zu schaden.
2. Organisation
Wir haben uns entschieden, die Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form mit einer digitalen Hinweisgeber-Lösung zu erfassen. Diese Hinweisgeber-Lösung wird in unserem Auftrag durch eine sog. Ombudsstelle betrieben. Bei der Ombudsstelle handelt es sich um die unavigator GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Gütersloh („unavigator“). Die unavigator unterliegt als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sehr strengen berufsrechtlichen Verpflichtungen, wie z.B. Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Verschwiegenheit, Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortlichkeit. Durch die Inanspruchnahme der unavigator erreichen wir ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Verschwiegenheit für einen Hinweisgeber.
Lesen können die Meldungen nur der Leiter der Compliance-Abteilung der unavigator sowie gegebenenfalls von diesem eingeschaltete unabhängige Rechtsanwälte. Die unavigator soll sobald als möglich, spätestens in drei Monaten, der Geschäftsführung vorschlagen, welche Maßnahmen bei einem nicht akzeptablen Verhalten für eine angemessene Reaktion zu ergreifen sind.
3. Schutz und Unterstützung für Hinweisgeber
Wir wollen zur Offenheit ermutigen und werden Hinweisgeber unterstützen, die unter diesen Grundsatz fallende Vorkommnisse zu melden, selbst wenn es sich später als unbegründet herausstellen sollte.
Hinweisgeber sollen keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie solche Vorkommnisse gemeldet haben. Wer der Meinung ist, benachteiligt worden zu sein, sollte umgehend die für die Aufdeckung von Fehlverhalten zuständige Führungskraft oder die unavigator informieren. Sollte die Angelegenheit damit nicht gelöst sein, ist eine förmliche Beschwerde einzureichen. Hinweisgeber dürfen weder bedroht noch in irgendeiner Form Rache an ihnen verübt werden. Wer in solch ein Vorgehen verwickelt ist, muss mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgeber auch das Recht zur Schadensersatzklage vor einem Arbeitsgericht.
Sollten wir umgekehrt feststellen, dass ein Hinweisgeber bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, weil ihm das persönliche Vorteile verschafft, muss auch der Hinweisgeber mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen.
4. Wie funktioniert das im Detail?
4.1 Meldung und Bearbeitungsfrist
Ausschließlich zu Hinweisgeberzwecken haben wir über die unavigator eine Weblösung sowie eine Telefon-Hotline eingerichtet, wo jeder Mitarbeitende und Geschäftspartner (Dienstleister, Lieferant, etc.) betriebsbezogene Rechtsverstöße offen mit Namensnennung, aber auch anonym, melden kann und die wie folgt lauten:
Weblösung
Web-Link
https://app.whistle-report.com/report/5080fc7d-0056-4e69-a203-14102e02996c
QR-Code
Telefonisch (Mo. – Fr.: 09:00 – 17:00 Uhr)
Aus Deutschland: 0800 3800 999 (kostenfrei)
Aus dem Ausland: +49 69 9999 8839
Wir möchten noch einmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass ausschließlich die Ombudsstelle Zugriff auf und Einsicht in die vorgebrachten Hinweise hat, die über die vorstehenden Meldemöglichkeiten gegeben werden. Bei jedem Kontakt ist daher die Wahrung der Vertraulichkeit der beteiligten Personen und der Meldung selbst sowie des Datenschutzes sichergestellt.
Jedem Hinweis wird sorgfältig unbegründet nachgegangen. Es sind bei einer anonymen Meldung unbedingt umfassende Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt zur Verfügung zu stellen. Sie können sich auch bei einer anonymen Meldung im Hinweisgebersystem wieder melden (telefonisch oder über das Web), falls Ihnen noch ergänzende Umstände ein- oder aufgefallen sind.
Außerdem kann die unavigator Sie für Rückfragen mit der Chat-Funktion des Hinweisgebersystems kontaktieren, stets unter Wahrung der Anonymität, falls dies gewünscht ist.
Die unavigator wird die gemeldeten Informationen unter Angabe des Datums der Meldung, der Art und Umstände des mitgeteilten Regelverstoßes sowie ggf. des/der Namen/s der für die behauptete Rechtsverletzung verantwortlichen Person/en dokumentieren. Die unavigator wird diesem binnen 7 Tagen eine Eingangsbestätigung übermitteln (bei offenen Meldungen) bzw. zum Abruf zur Verfügung stellen (bei anonymen Meldungen).
Auf jeden Hinweis soll spätestens innerhalb einer Frist von weiteren drei Monaten reagiert werden, bei besonders schwerwiegenden Rechtsverstößen wird die unavigator unverzüglich Untersuchungen einleiten und ggf. alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um ein festgestelltes deliktisches Verhalten zu unterbinden.
4.2 Berichtspflicht
Die unavigator wird jede eingegangene Anzeige mit einer kurzen Stellungnahme versehen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, welche Untersuchungshandlungen eingeleitet wurden, ob sich der in der Anzeige mitgeteilte Verdacht als begründet oder unbegründet erwiesen hat und welche Maßnahmen zur Beseitigung des Rechtsverstoßes ergriffen wurden. Soweit der gemeldete Rechtsverstoß grundsätzliche Bedeutung hat, die Vermögensinteressen der Fleischerei und Partyservice H. Sander gefährdet oder die Geschäfts- bzw. Risikopolitik der Fleischerei und Partyservice H. Sander betrifft, ist sie der Geschäftsführung der Fleischerei und Partyservice H. Sander zur Kenntnis zu bringen. Diese entscheidet in Absprache mit der unavigator und ggfs. ihrem Rechtsbeistand über die einzuleitenden Schritte (z. B. Erstattung einer Strafanzeige etc.).
4.3 Datenschutzrechtliche Hinweise
Mit der Meldung von Verstößen gegen Verhaltenspflichten geht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einher. Betroffene Personengruppen sind vor allem die Hinweisgeber sowie die belasteten Personen. Die Datenerhebung umfasst Angaben über die belastete Person, die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Bezüglich des Hinweisgebers kommen bei offenen Meldungen der Name der meldenden Person sowie ggfs. weitere personenbezogene Daten und gegebenenfalls auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.
Die Information gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems sind in der Weblösung hinterlegt und abrufbar.
4.4 Alternativer Meldeweg
Bitte beachten Sie: Ihnen stehen grundsätzlich auch die externen Hinweisgeberstellen des Bundesamtes für Justiz (BfJ), des Bundeskartellamtes (BKartA) und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gleichwertig zu unserer internen Meldestelle zur Verfügung. Diese externen Meldestellen kommen mit einer Eingangsbestätigung auf Sie zu und weisen auf die Möglichkeit einer Meldung an unsere interne Meldestelle hin. Kommt die externe Meldestelle nach Prüfung Ihrer Meldung zu dem Ergebnis, dass diese unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und der Vorwurf stichhaltig ist, dann wird diese sich mit der Fleischerei und Partyservice H. Sander in Verbindung setzen, um den Sachverhalt zu klären. Kann die externe Meldestelle den Sachverhalt nicht in angemessener Zeit klären, gibt sie diesen an die zuständigen Verfolgungsbehörden ab.
Um dem Hinweis schnell, effizient und vollumfänglich nachzukommen sowie den ggf. bestehenden Missstand zügig abzustellen, bitten wir Sie, die Interne Meldestelle der Fleischerei und Partyservice H. Sander, welche von der unavigator betrieben wird, vorrangig zu nutzen. Damit helfen Sie den Betroffenen, Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie der Fleischerei und Partyservice H. Sander Fehlentwicklungen frühzeitig abzustellen.